Apa Itu 5S ?

LATAR BELAKANG

Konsep Amalan 5S mula diperkenal kepada syarikat-syarikat di negara Jepun pada awal tahun 1980an. Amalan 5S ialah kaedah atau alat pengurusan yang boleh mewujudkan persekitaran di tempat kerja berkualiti yang selesa, kemas dan selamat di dalam organisasi dan menentukan kepatuhan kepada piawaian serta dapat memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan.

Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional. Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan Amalan 5S malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

KONSEP AMALAN 5S

Amalan 5S merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti yang dipelopori oleh Jepun dengan penumpuan kepada lima (5) langkah tindakan pelaksanaan yang bermula dengan huruf awalan ‛S yang bermatlamatkan pengurusan amalan kebersihan yang bersistematik. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang diringkaskan menjadi 5S. Dalam Bahasa Melayu memberi maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.

Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai „Kaizen dalam Bahasa Jepun. Kaizen adalah cara pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi menjayakannya, penyertaan dan komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat anggota dalam organisasi.

Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang berkesan kerana:

1. Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif;
2. Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata;
3. Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh pekerja untuk penyelesaian masalah dan penambahbaikan;
4. Semua pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik;
5. Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat;
6. Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang; dan
7. Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej organisasi.

PRINSIP AMALAN 5S

Sisih (Seiri): Menyisih dan melupuskan (membuang) barang yang tidak perlu di tempat kerja

Sisih merupakan satu proses kerja mengasing barangan yang diperlukan dan tidak diperlukan daripada sekumpulan barangan di tempat kerja. Proses pengasingan ini membantu dalam menentukan barangan yang diperlukan pada masa sekarang atau masa hadapan dan perlu disimpan di tempat penyimpanan yang ditetapkan. Barangan yang tidak diperlukan akan dilupuskan.

Susun (Seiton): Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya

Menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak perlu diasingkan. Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama. Tujuan utama menyusun ialah:
menjimatkan penggunaan ruang;
penyimpanan barangan lebih kemas dan teratur; dan
memudahkan proses mengesan dan mendapatkan barangan pada masa akan datang.

Sapu (Seiso): Mencuci atau membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di atas lantai, mesin, peralatan dan persekitaran tempat kerja

Persekitaran yang bersih diperlukan oleh semua peringkat pekerja untuk merasa selesa dan ceria apabila bekerja. Selain meningkatkan kecekapan kerja, menyapu juga boleh mempertingkatkan tahap keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Tujuan menyapu untuk menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di lantai, mesin di tempat kerja atau barang-barang yang telah disisih dan disusun. Satu senarai semak hendaklah diletakkan untuk menjadi panduan kepada pekerja tentang apa yang harus dilakukan pada masa akan datang dalam aktiviti ini. Menjadi keperluan tempat/peralatan/kawasan yang disapu/dibersih pada setiap masa dengan jadual penyelenggaraan yang berkesan.

Seragam (Seiketsu): Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti
di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa

Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih, susun, dan sapu telah disempurnakan. Seragam atau mengekalkan kebersihan tempat kerja pada tahap asal adalah penting supaya segala usaha yang dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak menjadi sia-sia. Aktiviti yang dilakukan sendiri oleh setiap pekerja akan menyemai sifat kekitaan dan cintakan kebersihan di tempat kerja. Panduan diperlukan untuk dipatuhi oleh pekerja bagi menjamin kualiti dan piawaian yang telah ditentukan. Antaranya ialah Standard Operation Procedure (SOP), Work Instruction (WI), Guidebook, Carta Alir (Process Flow), gambar atau contoh fizikal dan Sistem Visual yang jelas.

Sentiasa Amalkan (Shitsuke): Melatih pekerja berdisiplin untuk mengamalkan sistem Amalan 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja berkualiti dalam organisasi

Budaya kerja cemerlang dapat dibangunkan dengan mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditentukan. Setiap pekerja perlu faham, patuh, berusaha dan mengamalkan penjagaan kebersihan organisasi serta tempat kerja. Amalan kebersihan ini dapat disemai dalam diri individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi program latihan secara berkala.

Hasil Yang Dijangka Dari Amalan 5S

Penjimatan Kos:
a)     Penjimatan penggunaan inventori;
b)     Menghalang kerosakan ke atas inventori;
c)      Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan; dan
d)     Mempercepatkan proses pencarian pengesanan dalam sesuatu urusan kerja.

Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber:
a)     Mengoptimumkan penggunaan kawasan/tempat kerja;
b)     Penghapusan masa pencarian peralatan dan pembaziran bahan mentah/proses; dan
c)      Mempermudahkan kawalan dan penyelenggaraan.

Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan:
a)     Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan jangka hayat mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan yang digunapakai;
b)     Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan beroperasi mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan; dan
c)      Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan.

Jaminan kualiti:
a)     Meningkatkan kualiti dan produktiviti barangan/perkhidmatan;
b)     Meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih pantas dan selamat; dan
c)      Memastikan penyampaian produk/perkhidmatan cekap dan berkesan.

Meningkatkan keselamatan di persekitaran tempat kerja:
a)     Menghapuskan keadaan yang membahaya;
b)     Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja;
c)      Menghapuskan keadaan yang boleh mendatangkan kecederaan dan kemalangan;
d)     Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian; dan
e)     Pematuhan kepada peraturan-peraturan.

Meningkatkan motivasi pekerja:
a)     Perhubungan yang baik antara anggota;
b)     Membentuk disiplin yang tinggi; dan
c)      Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan.

Polisi Amalan 5S UKZ 17

Mewujudkan rasa tanggungjawab terhadap kepentingan 5S untuk menjamin kebersihan persekitaran UKZ 17.

Model & Wawasan 5S UKZ 17

Model

Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal serta melalui pendekatan Rancang (Plan), Laksana (Do), Semak (Check) dan Tindakan (Action) bagi mencipta nilai tambah kepada sistem penyampaian perkhidmatan UKZ17.

Wawasan

Mencapai prestasi cemerlang dalam penyampaian perkhidmatan berteraskan persekitaran kerja yang berkualiti menerusi Amalan 5S yang cekap dan berkesan selaras dengan imej jabatan.

Slogan, Hari & Logo 5S UKZ 17

Slogan
 
Kebersihan teras kualiti dan produktiviti.

Hari 5S

Setiap hari JUMAAT minggu keempat bagi setiap bulan.
 
Logo
Sedang dalam pembikinan...

Misi & Objektif Amalan 5S UKZ 17

Misi Amalan 5S

a)      Mencapai pengiktirafan tertinggi dalam mewujudkan pengurusan persekitaran berkualiti di tempat kerja;
b)      Mencapai tahap tertinggi dalam kecekapan dan keberkesanan pengurusan operasi di tempat kerja;
c)       Mencapai tahap tertinggi dalam keupayaan pengurusan keselamatan dan kesihatan pekerja di tempat kerja;
d)      Mencapai tahap tertinggi dalam keupayaan mengenalpasti, mengurangkan dan menghapuskan pembaziran di tempat kerja; dan
e)      Mencapai tahap tertinggi dalam amalan semangat bekerjasama secara berkumpulan di tempat kerja.

Objektif Amalan 5S

Memastikan pengurusan Amalan 5S yang cekap dan berkesan bagi mencapai ciri-ciri kualiti di tempat kerja seperti berikut:

a)      Persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas dan selamat;
b)      Pengurusan operasi organisasi menjadi mudah, cekap dan selamat;
c)       Pengurusan stor dan dokumen yang lebih berkesan;
d)      Penggunaan kaedah dan piawaian urusan kerja yang jelas;
e)      Penggunaan ruang kerja yang optimum;
f)       Peluang mengurangkan rungutan pelanggan;
g)      Peningkatan semangat kerja berpasukan;
h)      Peningkatan kecekapan sistem penyampaian; dan
i)        Peningkatan imej korporat organisasi.

Transformasi 5S UKZ 17


Atas Meja Staf (Sebelum 5S).


Atas Meja Staf (Selepas 5S).



Bawah Meja Staf (Sebelum 5S).



Bawah Meja Staf (Selepas 5S).



Rak Fail (Sebelum 5S).



Rak Fail (Selepas 5S).



Meja Pencetak (Sebelum 5S).



Meja Pencetak (Selepas 5S).

Inovasi 5S UKZ 17

Wujudnya 5S diperingkat UKZ 17 Pejabat Bendahari dilihat sebagai salah satu bukti amalan pengurusan terbaik di Pejabat Bendahari UiTM. Bakat staf Zon dapat dicungkil melalui aktiviti 5S yang dianjurkan. Pada tahun 1998 (bersamaan penubuhan UKZ 17 itu sendiri), tertubuhnya kumpulan 5S UKZ 17 dan berjaya mengeluarkan hasil yang inovatif dan kreatif.

Antara inovasi yang dihasilkan adalah:


1. Pamplet UKZ 17,
2. Penstrukturan Organisasi UKZ 17,
3. Laman @ Blog UKZ 17 di alamat http://ukz17.blogspot.com/,
4. Logo 1 Bendahari yang merupakan Motto UKZ 17 &
5. Projek Tahun 2012 "Etika Bekerja Staf UKZ 17 Melalui 21 Hadith Terpilih Rasulullah SAW".

Struktur Perlaksanaan 5S UKZ 17

Struktur Pelaksanaan Amalan 5S

Ketua Kumpulan: K
Setiausaha: N
Biro Latihan: NA
Biro Promosi: MH
Biro Keselamatan & Kesihatan Persekitaran: AS & MZ
Biro Dokumentasi: AN

Tanggungjawab Jawatankuasa dan Ahli

Tanggungjawab Ketua Kumpulan:
a)      Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan;
b)      Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti 5S;
c)       Merancang aktiviti kumpulan;
d)      Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan Amalan 5S kepada fasilitator; dan
e)      Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar.

Tanggungjawab Ahli Kumpulan:
a)      Memberikan komitmen secara berterusan;
b)      Menyertai aktiviti 5S secara aktif;
c)       Bekerjasama dalam kumpulan; dan
d)      Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan Amalan 5S.

Tanggungjawab Biro Latihan:
a)      Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk Amalan 5S kepada semua warga kerja dalam organisasi; dan
b)      Memastikan setiap warga kerja diberikan latihan yang berkaitan.

Tanggungjawab Biro Promosi:
a)      Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi 5S;
b)      Mengenalpasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan Amalan 5S; dan
c)       Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.

Antara tugas dan tanggungjawab Biro Keselamatan dan Kesihatan Persekitaran:
a)      Merancang program-program keselamatan dan kesihatan;
b)      Mengeluarkan garis panduan keselamatan di tempat kerja; dan
c)       Memantau dan memeriksa keselamatan ruang, peralatan dan sistem.

Antara tugas dan tanggungjawab Biro Dokumentasi:
a)      Mengeluarkan garis panduan pengurusan bilik fail dan stor yang seragam;
b)      Memantau dan menyelia kepada pematuhan garis panduan tersebut; dan
      c)     Menguatkuasakan kawalan dan pemantauan.